Se tudi v kdaj najdete v zadregi, kako napisati uradno ali poslovno e-sporočilo? Se sprašujete, kako nagovoriti naslovnika, kaj vpisati v vrstico Zadeva, kaj stoji za nagovorom – vejica ali klicaj? Z e-sporočilom si lahko pridobimo naslovnikovo pozornost in naklonjenost ali pa ga odvrnemo od sebe. Ker vešče pisanje e-sporočil lahko odpre marsikatera vrata, smo spodaj strnili napotke, kako čim bolj učinkovito komunicirati po elektronski pošti.

ZADEVA

V zadevi povzemite tematiko sporočila. Zapišite jo čim bolj jasno in jedrnato. Včasih se o zadevi lažje izjasnimo po tem, ko smo že sestavili sporočilo.

NAGOVOR

V uradnem e-sporočilu naslovnika nagovorimo s Spoštovani ali Pozdravljeni. Če zaključimo z vejico, potem nadaljujemo v naslednji vrstici z malo začetnico, če uporabimo klicaj pa nadaljujemo z veliko začetnico.  Ti obliki (brez imena in priimka) uporabljamo tako za moškega kot žensko.
Potrudimo se, da napišemo prejemnikovo ime pravilno, saj lahko z napačnim zapisom užalimo naslovnika.Če poznamo naslovnikovo ime in/ali priimek, ju dodamo v nagovor, saj bo tako sporočilo delovalo bolj osebno. V tem primeru za naslovljenko uporabimo Spoštovana. Če želimo biti bolj spoštljivi, nagovoru dodamo še gospod ali gospa.

POZDRAVLJENI ALI POZDRAVLJENA?

Oblika Pozdravljena je polvikanje. V uradni komunikaciji polvikanja ni priporočljivo uporabljati. Seveda pa jo lahko uporabljate pri komunikaciji z znankami, sodelavkami id., saj se na ta način tudi približamo naslovljenki.

UVOD

Na začetku omenimo, zakaj pišemo. Za učinkovitejše sporočanje smo za vas zbrali nekaj začetnih stavkov, ki jih lahko uporabite.

• Pišem vam v zvezi z …
• Po dogovoru vam pošiljam …
• Kot je bilo dogovorjeno po telefonu/na sestanku/v pogovoru, vam pošiljam …
• Kot dogovorjeno, vam v priponki pošiljam …

JEDRO

Potrudimo se, da sporočilo zapišemo jedrnato in da se izražamo jasno. Poskrbimo, da nismo predlogi. Pomembne dele lahko podčrtamo ali poudarimo. Če je sporočilo daljše, ga zapišemo v odstavkih. Če naštevamo podatke, jih zapišemo v seznamu z alinejami.

Ne glede na naše čustveno stanje, poskrbimo, da smo vljudni. Na negativno nastrojeno sporočilo verjetno ne bomo dobili odgovora oziroma bomo prejeli negativnega.
Če želimo, da nas bo naslovnik vzel resno, upoštevajmo pravopisna in slovnična pravila. Pri tem nam je lahko v pomoč avtomatska spletna lektorica Amebis Besana.

ZAKLJUČNI POZDRAV

Zaključimo z ustaljenimi pozdravi, kot so:

• Lep pozdrav
• Z lepimi pozdravi
• S spoštovanjem

Čeprav pravopis za zaključnim pozdravom vejice ne predvideva, se je pri pisanju e-sporočil uveljavila.

Zaključimo s svojim imenom in priimkom. Včasih je dobro, da zapišemo pod imenom tudi svojo telefonsko številko, saj bo tako naslovniku lažje padla v oči.

Pripravila: Tanja Uršič
tanja.ursic@prc.si